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Aperçu

Le Ministère entreprend des vérifications de conformité dans les principaux domaines pour lesquels les conseils scolaires reçoivent une subvention aux termes du modèle de financement axé sur les besoins des élèves.

Domaine de conformité Subvention
Effectifs (école de jour) Élément principal de la subvention de base, subvention pour les installations destinées aux élèves, subvention pour l’enseignement des langues, subvention pour raisons d’ordre géographique, subvention pour l’éducation de l’enfance en difficulté, subvention pour le transport des élèves, subvention pour l’administration et la gestion des conseils scolaires et subvention pour les programmes d’aide à l’apprentissage
English as a Second Language (ESL)
Programme d’appui aux nouveaux arrivants (PANA)
Élément principal de la subvention pour l’enseignement des langues


Étendue et approche

Il incombe à la Direction de l’analyse et de la responsabilité financières de planifier et d’effectuer les vérifications de conformité et d’en présenter les résultats. Avec l’aide du personnel des conseils scolaires et des vérificateurs du ministère des Finances, cette Direction établit les normes, les types de contrôle et les modalités de vérification et sélectionne les conseils qui seront soumis à une vérification de conformité.
La sélection de la majorité des conseils scolaires pour une telle vérification est aléatoire, mais un petit nombre de conseils sont choisis selon des facteurs plus précis, parmi lesquels une évaluation par le Ministère des tendances qui se dégagent des rapports soumis par un conseil. Dans la mesure du possible sont représentés les quatre types de conseils scolaires (de langue française, de langue anglaise, public et catholique).
Certaines vérifications, telles que celles des effectifs, nécessitent la visite d’écoles sélectionnées. L’échantillon initial de ces écoles est prélevé en fonction de normes provinciales et dépend du nombre d’écoles élémentaires et secondaires qui relèvent du conseil. Le contrôle des données sur les effectifs et sur l’ESL pour les écoles élémentaires est réalisé par des vérifications internes ou des visites.
Chaque conseil est avisé au moins un mois avant le début du travail sur place relatif à la vérification et doit désigner une personne-ressource qui le représentera. Les conseils sont informés de la période (exercice financier) sur laquelle portera la vérification et des écoles qui seront éventuellement visitées. Durant la visite, la personne-ressource du conseil est invitée à accompagner le personnel du Ministère. Selon les résultats de la vérification, d’autres écoles peuvent être ajoutées à la liste des écoles visitées.
Une entrevue est prévue avec le personnel du conseil avant et après la vérification. Tous les résultats font l’objet d’une discussion avec lui et chaque vérification fait l’objet d’un rapport. Ces résultats sont communiqués au personnel du conseil pour qu’il puisse faire ses remarques avant que le rapport final soit envoyé à la direction du conseil scolaire. Ce rapport présente les contrôles effectués, les résultats et d’éventuels rajustements.
Les rajustements donnent souvent lieu à un recouvrement de subventions versées ou à des versements supplémentaires. Ils sont basés sur les résultats de la vérification effectuée pendant la période concernée; toutefois, selon leur nature, d’autres techniques pourront être utilisées, telles que l’élargissement de la vérification pour y inclure éventuellement des exercices antérieurs ou répartir les erreurs.
La conformité ultérieure étant un objectif important du processus de vérification du Ministère, le rapport de vérification propose des recommandations, au besoin, pour corriger un domaine de non-conformité ou améliorer, le cas échéant, les contrôles internes du conseil. Le Ministère est susceptible d’effectuer un suivi afin de vérifier que les conseils scolaires ont apporté les changements ou les améliorations qui s’imposaient.


Résultats, observations et recommandations

Effectifs (école de jour)


Exigences ministérielles

Les conseils scolaires doivent consigner leurs effectifs dans des relevés dont la présentation est prescrite par le Ministère et qui doivent être conservés conformément aux directives officielles. De plus, le règlement sur les subventions stipule la façon dont les conseils doivent calculer l’effectif quotidien moyen.

Pour de plus amples renseignements:


Objectifs

La vérification des effectifs et l’examen de la conformité visent à s’assurer que les conseils scolaires:

  • ont indiqué leurs effectifs avec exactitude, conformément aux relevés des effectifs et aux lignes directrices prescrites par le Ministère pour les écoles élémentaires et secondaires;
  • ont transmis au Ministère des effectifs exacts par le biais du SISOn;
  • ont apporté, en fonction des résultats et des recommandations de la vérification ministérielle de l’année antérieure, les changements nécessaires aux modalités de consignation et de déclaration de leurs effectifs.

Résultats et observations

Les examens de conformité ont permis au Ministère de faire les observations et de noter les résultats suivants sur les effectifs des écoles de jour:

  • Les chiffres confirmés, tels que déclarés au Ministère par le biais du SISOn, ne correspondaient pas aux chiffres déclarés dans les sommaires mensuels des relevés des effectifs scolaires en fin d’année.
  • Les élèves n’ayant pas présenté de raisons médicales valables ou n’ayant pas bénéficié de l’intervention d’une conseillère ou d’un conseiller en assiduité n’étaient pas supprimés du relevé des effectifs après quinze jours consécutifs d’absence.
  • Certaines écoles n’ont pas supprimé du relevé, à la date de leur départ ou de leur transfert, les élèves qui sont partis.
  • Les élèves transférés ou partis en fin de semestre n’étaient pas supprimés des relevés du Ministère en raison d’un code de cours temporaire enregistré de façon inappropriée dans les horaires de cours des élèves.
  • La durée des périodes indiquée dans les relevés des effectifs des écoles ne correspondait pas à la réalité.
  • Les codes du système uniforme de codage des cours n’étaient pas inclus dans le calcul de l’équivalence temps plein des élèves et, par conséquent, des élèves à temps plein étaient déclarés à tort comme des élèves à temps partiel.
  • Certaines écoles n’ont pu produire ni relevés ni dossiers des effectifs à l’appui des chiffres déclarés au Ministère.
  • Certaines écoles n’ont pas supprimé du relevé les élèves inscrits au programme d’apprentissage parallèle dirigé qui avaient passé l’âge de la scolarité obligatoire.
  • Dans certains cas, les élèves déclarés comme étant inscrits au programme d’apprentissage parallèle dirigé figuraient déjà sur le relevé avant l’approbation du comité sur l’apprentissage parallèle.
  • Certaines écoles n’ont pas rempli correctement la partie des renseignements personnels des élèves dans le Dossier scolaire de l’Ontario (DSO).
  • Des élèves pour lesquels le conseil scolaire peut exiger des frais de scolarité étaient parfois déclarés à tort comme étant des élèves du conseil.
  • Des élèves inscrits aux programmes de soins et de traitement n’étaient pas consignés et/ou supprimés des relevés des effectifs conformément aux exigences ministérielles.
  • La direction de l’établissement n’a pu montrer (par une attestation) qu’elle avait vérifié la précision des données et des chiffres des relevés des effectifs à la fin de l’année scolaire.
  • Des élèves déclarés dans les relevés comme participant à un programme d’échanges éducatifs réciproques ne répondaient pas aux critères énoncés dans la politique du Ministère pour la validité de ces programmes.
  • Certaines écoles n’ont pas conservé, aux fins de vérification, les documents suivants pour l’année scolaire courante et l’année précédente : 1) relevés des effectifs à temps plein et à temps partiel à la fin de l’année scolaire, 2) horaires des cours des élèves du secondaire en vigueur aux dates du dénombrement, 3) formulaires de changement de cours du secondaire, 4) lettres de demande du DSO datées et tamponnées, 5) rapports de présence quotidienne, 6) formulaires d’inscription ou d’abandon.
  • Des modalités appropriées de présence et des relevés de présence quotidienne n’ont pas été établis pour les élèves inscrits à des programmes parallèles du secondaire.
  • Des modalités appropriées d’admission n’ont pas été établies pour déterminer si les élèves devaient payer des frais de scolarité.

English as a Second Language (ESL) / Programme d’appui aux nouveaux arrivants (PANA)


Exigences ministérielles

English as a Second Language (ESL)

Aux fins du financement, les conseils scolaires peuvent indiquer le nombre d’élèves immigrés inscrits dans leurs écoles au 31 octobre, qui sont entrés au Canada pour la première fois au cours des quatre dernières années et sont nés dans un pays autre que la Grande-Bretagne, l’Irlande, les États-Unis, l’Australie et la Nouvelle-Zélande.

Programme d’appui aux nouveaux arrivants (PANA)

Aux fins du financement, les conseils scolaires peuvent indiquer le nombre d’élèves immigrés inscrits dans leurs écoles au 31 octobre, qui ne jouissent pas des droits garantis par l’article 23 de la Charte canadienne des droits et libertés, qui sont entrés au Canada pour la première fois au cours des quatre dernières années et sont nés dans un pays où ni le français ni l’anglais n’est la langue maternelle de la majorité de la population ou dans un pays où une majorité de la population parle un dialecte du français qui est suffisamment différent du français utilisé comme langue d’enseignement dans les écoles du conseil.

Pour de plus amples renseignements:


Objectif

L’objectif des vérifications de conformité des cours de PANA et d’ESL est de s’assurer que les conseils scolaires sélectionnés pour la vérification:

  • ont déclaré le nombre exact d’élèves immigrés qui sont entrés au Canada dans les quatre dernières années en provenance d’un pays admissible,
  • ont conservé les renseignements sur l’immigration dans le DSO, à l’appui de leurs demandes.

Résultats et observations

  • Les documents d’immigration confirmant la première date d’entrée de l’élève au Canada n’ont pas été conservés dans le DSO de l’élève.
  • Certaines écoles ont fait à tort une demande au nom d’élèves non inscrits au 31 octobre de l’année scolaire en cours.
  • Certaines écoles ont déclaré des élèves qui sont entrés pour la première fois au Canada en dehors de la période d’admissibilité de quatre ans.
  • Certaines écoles n’ont pas déclaré des élèves étrangers participant à un programme d’échanges valide aux fins de financement du PANA et de l’ESL.
  • Des écoles ont déclaré à tort des élèves payant des frais de scolarité et d’autres qui auraient dû payer ces frais.
  • Des élèves admissibles ont été déclarés pour la mauvaise année scolaire.
  • Des élèves provenant de pays non admissibles ont été déclarés.
  • Les dossiers internes de certaines écoles ne concordaient pas avec le nombre d’élèves déclarés.
 
 
 
 


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