Listes de tâches

Les prévisions budgétaires révisées de 2025-2026 s’effectueront à l’aide de l’application SIFE 2.0 sous Oracle Hyperion Planning. Les formulaires sont organisés en plusieurs listes de tâches différentes au sein du système.

Soumission - Entrée et requête :

Cette liste de tâches contient les formulaires EFIS pour la demande, divisés en dossiers distincts comme décrit ci-dessous :

• Données SISOn (visibles uniquement dans les états financiers) - formulaires qui affichent les données sur les effectifs par école chargées à partir du SISOn et tout rajustement du ministère (le cas échéant).

• Données chargées de VFA (visibles uniquement dans les états financiers) - un formulaire comportant trois onglets affichant les données VFA chargées, les ajustements éventuels du ministère et les données finales ajustées qui sont transmises aux formulaires correspondants dans le SIFE.

• Formulaires web - formulaires combinés de saisie et des résultats, divisés en sous-dossiers pour la conformité, l’effectif, les sections (financement fondamental de l’éducation), les tableaux, les formulaires, les annexes ainsi que les erreurs et les avertissements. Étant donné que les limitations du système empêchent le SIFE d’afficher les numéros de rangée/colonne ou les descriptions du calcul sur les formulaires Web, il est recommandé aux utilisateurs de consulter les rapports lorsqu’ils examinent les résultats des calculs et lisent les instructions du SIFE.

• Rapports - les liens pour générer des rapports PDF montrant les cellules d’entrée, les résultats et la description des calculs. Pour les rapports complets, le sous-dossier « Carnet de rapports » comprend deux éléments distincts :

  • Soumission conseil scolaire - 2025-2026 - prévisions budgétaires révisées : un fichier qui comprend tous les rapports au niveau du conseil scolaire
  • 2025-2026 prévisions budgétaires révisées - Rapports au niveau de l’école : un fichier qui comprend tous les rapports au niveau de l’école

• Données de référence - les formulaires montrant les données de référence applicables à chaque conseil scolaire. Ces données incluent les références, les facteurs de qualifications et d’expérience des enseignants et des EPE, les facteurs de la grille salariale des directions d’école et des directions adjointes, les montants du tableau, les montants approuvés par le ministère et les actions théoriques. L’accès aux formulaires et rapports de changements de milieu de cycle

• Formats de validation - les formulaires montrant le format d’entrée exigé pour les formulaires de web

Mise à jour de données

La liste des tâches « Mise à jour de données - CSD » permet aux utilisateurs de visualiser les données actualisées du SIIÉ, ainsi que toutes les données de l’année précédente (tant ajustables que non-ajustables). Les utilisateurs peuvent examiner les données et choisir de transférer toutes les données actualisées à leur Version de travail du conseil. La première tâche, « L’état du mise à jour de données » comporte des onglets distincts qui affichent les dates des chargements de données les plus récentes et/ou des données transférées liées aux processus suivants:

• SIIÉ
• Données de l’exercice précédent (non ajustables)
• Exercice précédent ajustable à partir des états financiers (prévisions budgétaires révisées seulement)
• SISOn (États financiers seulement)
• VFA (États financiers seulement)

Le formulaire peut être utilisé par les conseils scolaires pour déterminer les données chargées les plus récents de chaque système externe qui est intégré dans la Version de travail du conseil.

Puisque les données de SISOn et les données de VFA sont automatiquement poussées vers la soumission des conseils lorsqu’elles sont chargées dans l’application de SIFE, les onglets associés n’affichent qu’une seule colonne de date. Cependant, puisque les conseils scolaires ont le choix de pousser les dernières données de SIIÉ et celles de l’exercice précédent, leurs onglets affichent deux colonnes de dates :

• La date à laquelle les données disponibles les plus récentes ont été chargées dans la Version d’arrivée (pour un ensemble de documents actifs, il s’agit toujours d’aujourd’hui ou d’hier).
• La date à laquelle un utilisateur du conseil scolaire a poussé les données dans la Version de travail du conseil.

Des vérifications de validation ont été mises en place sur les onglets « SIIÉ » et « Données de l’année précédente » afin de signaler aux utilisateurs que la Version de travail du conseil ne contient pas les données les plus récentes. Pour visualiser ou pousser les données mises à jour dans votre soumission, veuillez cliquer sur les tâches « SIIÉ » et « non-ajustable de l’exercice précédent » dans la liste des tâches.

Mise à jour de données - Prévisions budgétaires révisées

Dans le cycle des prévisions budgétaires révisées, il existe une liste de tâches supplémentaire comportant un seul élément, « Ajustement d’exercice précédent de S2425FIS ». Les cellules ajustables à l’exercice précédent sont celles qui sont colorées en bleu dans les formulaires Web. Elles sont préremplies avec les données de l’exercice précédent, mais les valeurs préremplies peuvent être ajustées par les utilisateurs.

• Cette tâche existe en raison du calendrier de publication des prévisions budgetaires révisées, qui a généralement lieu en octobre (avant la date limite de soumission des états financiers de l’exercice précédent en novembre). Au moment de la publication, les soldes d’ouverture ajustables de l’exercice précédent sont chargés à partir des soldes de clôture des prévisions budgetaires révisées de l’exercice précédent.
• Une fois qu’un conseil scolaire a soumis ses états financiers pour I’exercice précédent, il peut utiliser cette tâche pour transférer les soldes de clôture soumis par le conseil à partir de cette soumission vers les soldes d’ouverture ajustables dans l’application des prévisions budgetaires révisées en cours. Veuillez noter qu’en raison d’un processus qui doit être exécuté pendant la nuit, les utilisateurs pourront utiliser la tâche ajustable de l’exercice précédent le jour suivant la soumission de leurs états financiers.

La partie supérieure du formulaire sert à transférer les données des états financiers de I’exercice précédent. Elle comporte deux lignes :

• Voulez-vous remplacer la version de travail actuelle par les données des états financiers?

  • Pour pousser les données, sélectionnez « Oui » dans le menu déroulant, puis cliquez sur le bouton « Enregistrer ».

• Date - Les dernières données des états financiers de l’année précédente poussées

  • Une fois les données transférées, la date du transfert s’affichera ici.

La partie inférieure contient toutes les données ajustées de I’exercice précédent, classées par section, avec trois colonnes :

• Modèle vierge pour réinitialisation

  • Cette colonne présente les données qui ont été chargées dans toutes les versions de travail et brouillons au moment de la publication des prévisions révisées. La source des données est les prévisions révisées de I’exercice précédent.

• De S2425FIS :

  • Cette colonne affiche les valeurs du solde de clôture de l’exercice précédent des états financiers soumis par le conseil scolaire. Ce sont les valeurs qui sont transférées vers la version de travail du conseil scolaire lorsque la fonctionnalité de la section supérieure est utilisée.

• Version de travail du conseil

  • Cette colonne affiche les données actuellement présentes dans la version de travail du conseil.
  • Veuillez noter que lorsque les valeurs de cette colonne diffèrent de celles de la colonne « De S2425FIS », la cellule est surlignée en orange et un message de validation des données s’affiche pour en informer l’utilisateur.

Détails et restrictions

Veuillez noter les points suivants concernant la mise à jour des données relatives aux prévisions budgétaires révisées :

• Les données des états financiers de I’exercice précédent ne seront pas disponibles pour être intégrées dans la soumission des prévisions budgétaires révisées avant le jour SUIVANT la soumission des états financiers par le conseil scolaire.
• Le processus s’applique uniquement aux données de l’année précédente au niveau du conseil scolaire; il ne peut pas être utilisé pour l’EQM de l’année précédente au niveau de l’école.
• Seules les cellules ajustables de couleur bleue sont incluses. Les tableaux qui préchargés les valeurs de l’exercice précédent en tant que cellules verrouillées et qui ont une colonne distincte pour les rajustements au solde d’ouverture devront quand même être mis à jour manuellement (p. ex., les tableaux 3C, 3D, 3E, 3G, et 5.7).
• Toutes les données ajustables de l’exercice précédent doivent être mises à jour en même temps; l’utilisateur ne peut pas choisir les cellules à mettre à jour, et la mise à jour ne peut pas être annulée une fois qu’elle a été effectuée. Cependant, les cellules restent ajustables après la mise à jour.

Autres listes de tâches

L’application contient des listes de tâches distinctes pour d’autres types de tâches :

• Gestion de la soumission - liens permettant aux conseils scolaires de gérer les versions, les validations et le processus d’approbation, ainsi que la soumission au ministère.

• Retours des utilisateurs - un formulaire permettant aux utilisateurs de communiquer des suggestions techniques ou des commentaires au personnel du ministère concernant le système SIFE. Veuillez ne pas inclure de commentaires relatifs à la politique ; ce formulaire est réservé aux questions techniques.

Si vous désirez obtenir des instructions détaillées sur l’utilisation du SIFE 2.0, veuillez consulter le Guide d’utilisation du SIFE 2.0.