Formulaire d’approbation du déficit d’exercice

Conformément à l’article 231 de la Loi sur l’éducation et du Règlement de l’Ontario 280/19, Calcul du déficit d’exercice maximal, les conseils scolaires doivent demander l’approbation du ministre dans les situations suivantes :

• le conseil scolaire a un excédent accumulé disponible aux fins de conformité de l’exercice précédent, ou un pour cent de l’allocation de fonctionnement du conseil (le poste 4 du rapport de conformité est « Oui »)

• le conseil scolaire déclare un déficit d’exercice au cours d’un troisième exercice financier consécutif, quel que soit le montant du déficit (le poste 3 du rapport de conformité est « Oui »)

• un plan d’élimination du déficit d’exercice (PEDE) est requis (le poste 5.1 du rapport de conformité est « Oui ») et que le conseil scolaire ne peut pas fournir un plan pour éliminer le déficit dans les délais imposés (le poste 5 du rapport de conformité est « Oui »)

Si le déficit de l’exercice projeté est supérieur au montant approuvé précédemment pour la même année scolaire, il faut demander une nouvelle approbation ministérielle.

L’approbation du ministère doit être obtenue durant l’année scolaire, dès que le conseil apprend que :

• son déficit projeté de l’exercice dépassera le plafond prévu au Règlement de l’Ont. 280/19;

• le conseil scolaire devrait connaître un troisième déficit d’exercice consécutif qui n’a pas été déclaré auparavant; ou

• si un PEDE est requis et que le conseil scolaire n’a pas de PEDE approuvé qui élimine le déficit d’exercice dans les délais imposés.

Veuillez suivre les étapes indiquées ci-dessous pour obtenir l’approbation ministérielle requise :

• Le conseil doit utiliser la « version de travail du conseil ». S’il en utilise une autre, il faudra qu’il copie le fichier utilisé dans la « version de travail du conseil ». (Reportez-vous au SIFE 2.0 Guide d’utilisation, section 7.1.1, pour obtenir des instructions sur la copie des données entre les versions).

• Sélectionnez le formulaire « Approbation du déficit de l’exercice » dans le dossier « Conformité » de « Formulaires web » dans la liste des tâches, et ouvrez le rapport correspondant dans le dossier « Rapports » de la liste des tâches.

• Le formulaire comprend quatre onglets, qui correspond aux sections apparaissant sur le rapport. Le ministère a téléchargé les éléments de donnéesrequis dans la section II (d’après le tableau 5). Du fait que les données proviennent du tableau 5, le conseil scolaire doit saisir certaines données dans le SIFE pour calculer au minimum le déficit de l’exercice en cours.

• Le conseil scolaire doit remplir la section III « Confirmation de la cause du déficit de l’exercice ».

• Le conseil scolaire doit remplir la section IV « Facteurs causant le déficit d’exercice ». Les conseils scolaires doivent fournir le niveau de détail nécessaire pour que le processus d’approbation soit aussi rapide que possible. Lorsque le déficit d’exercice est causé par des problèmes pluriannuels, veuillez fournir les montants détaillés pour chaque année scolaire concernée. Types de facteurs causant le déficit d’exercice :

  • Structurel pluriannuel : pression financière permanente qui persistera tant que des mesures de rechange ne seront pas prises. Peut ou non être sous le contrôle du conseil scolaire. Ce type de facteur se distingue des facteurs causant une pression financière ponctuelle.

  • Non structurel pluriannuel : pression financière permanente qui se résorbera d’elle-même sans qu’il soit nécessaire de prendre des mesures de rechange. Peut ou non être sous le contrôle du conseil scolaire.

  • Ponctuel : pression financière qui ne perdurera pas.

• Le conseil scolaire doit remplir la Section V « Mesures d’économie déjà prises pour réduire le déficit en cours d’exercice » et y indiquer la mesure d’économie et le montant et expliquer la ou les mesures prises pour réduire le déficit en cours d’exercice, le cas échéant. Les mesures d’économie déjà prises pour éliminer le déficit d’exercice du conseil scolaire renforceront les arguments en faveur de sa demande d’approbation du déficit d’exercice.

• Après avoir rempli les sections III, IV et V, faites une revue du formulaire pour voir s’il y a des messages d’erreur et des avertissements. Ces messages doivent être éliminés avant sa finalisation.

• Une fois le formulaire dûment rempli, copiez le fichier à la « Version du conseil visisble par AF ».

• La surintendante ou le surintendant des affaires du conseil scolaire doit demander l’approbation du ministère par courriel à son analyste financier en l’informant qu’une approbation de déficit de l’exercice est demandée et que le formulaire « Approbation du déficit d’exercice » se trouve dans la « Version du conseil visisble par AF » avec les renseignements nécessaires.

• Le ministère examinera la demande et, s’il y a lieu, demandera d’autres explications avant de donner son approbation.

• Après avoir accusé réception de la demande du conseil, le personnel du ministère examinera les renseignements reçus et répondra en temps utile. Si le déficit est de nature structurale ou que la demande représente un risque financier élevé qui menace l’équilibre des prochains budgets, il faudra plus de temps pour évaluer la situation et donner des directives.

• Une fois que la demande est approuvée, l’analyste financier du ministère communiquera au conseil scolaire le montant approuvé qui sera automatiquement transféré dans la version de travail du conseil et dans tous les brouillons du SIFE sous la rubrique « Montant total du déficit d’exercice approuvé par le ministre » (poste 7) dans le rapport de conformité.