Tableau 3C - Immobilisations corporelles - Données détaillées

Les montants qui sont capitalisés selon le Guide sur la mise en œuvre des immobilisations corporelles et comptabilisés conformément à la norme SP 3150 du Conseil sur la comptabilité dans le secteur public seront consignés dans le tableau 3C.

Les deux formulaires de niveau détaillé des IC n’apparaissent que dans le cycle des états financiers.

Tableau 3C - Immobilisations corporelles - Données détaillées

Ce formulaire d’entrée est utilisé dans le cycle des états financiers pour entrer les transactions des immobilisations corporelles pour les terrains, les améliorations aux terrains, les bâtiments amortis sur 20 ans, les bâtiments amortis sur 40 ans et les bâtiments amortis sur plus de 40 ans mis hors service de façon permanente. Les conseils scolaires doivent entrer dans ce tableau les activités liées aux immobilisations des biens capitalisés par actif, pour ces catégories d’actifs au cours de l’année scolaire.

Veuillez noter que la taille de ce formulaire de saisie varie en fonction du nombre d’actifs déclarés par un conseil scolaire. On recommande d’utiliser Smart View pour entrer les données et pour les passer en revue (Consultez le Guide d’utilisation du SIFE 2.0 pour obtenir de l’aide sur Smart View).

Tableau 3C - Immobilisations corporelles - Données détaillées - Validation

Ce formulaire permet de valider les données entrées dans le tableau 3C - Immobilisations corporelles - Données détaillées. Les erreurs seront repérées en surlignant la cellule en question en ROUGE. On ne peut corriger cette erreur qu’en remontant au formulaire d’entrée. Après leur enregistrement, toutes les erreurs doivent être éliminées de ces données avant qu’elles puissent être soumises.

Détail des exigences

Le formulaire d’entrée détaillée sur les immobilisations corporelles contient 54 colonnes. Tous les actifs existants sont indiqués dans les rangées, et 70 rangées vides permettent d’inscrire de nouveaux actifs. Les actifs sont identifiés par le numéro du conseil et par leur numéro de série.

Voici une liste de champs qui seront déjà remplis, qu’il faudra remplir ou modifier, ou qui seront calculés dans la feuille des données détaillées.

La colonne Nom du champ dans le graphique ci-dessous présente l’information à saisir. La colonne du Format des Données indique le format à utiliser pour présenter les informations. La colonne Exemples de données présente des exemples de données acceptables. Les différents formats sont définis ci-dessous :

• nº (x,y) signifie que les données de ce champ doivent être numériques. La longueur maximale du nombre entier est de x, et il peut contenir un maximum de y décimales.
• Varchar (x) signifie que les données de ce champ peuvent être numériques, alphabétiques, ou des symboles tels que des tirets. Le nombre maximum de caractères est de x.
• Char (x) signifie que les données de ce champ doivent être alphabétiques. Relativement aux champs limités par ces paramètres, les lettres à inscrire sont précisées par x. Par exemple, dans le champ État de l’actif, on peut inscrire N pour nouveau ou E pour existant.

Informations requises

Durée de vie restante - Modifications

Un outil de validation des données permet d’évaluer le caractère raisonnable des modifications saisies dans la colonne Durée de vie restante - Modifications.

• Pour les actifs particuliers dont les montants saisis dans Acquisitions et travaux d’amélioration, Montants transférés de/vers Construction en cours et VCB, ou Montants transférés de/vers Coûts préalables à la construction et VCB totalisent un montant supérieur à 10 % de la valeur comptable brute (VCB) d’ouverture de ces actifs, une alerte de validation sera émise si le montant saisi dans Durée de vie restante - Modifications est égal ou inférieur à « -1 » an.

• Le jugement professionnel doit être exercé pour déterminer si la durée de vie restante doit être modifiée pour cet ajout important. Le conseil peut supprimer cette alerte en sélectionnant « Vérifié » de la liste déroulante pour confirmer que la durée de vie restante a été vérifiée. Si l’ajout n’a pas pour effet d’augmenter la durée de vie de l’actif, le conseil peut supprimer l’alerte sans rajuster la durée de vie restante. Si l’ajout a pour effet d’augmenter la durée de vie de l’actif, le conseil doit rajuster la durée de vie restante puis supprimer l’alerte.

• Veuillez consulter la liste des événements importants pouvant influer sur la durée de vie restante ainsi que des exemples d’outils de calcul à l’annexe K du Guide de mise en œuvre des immobilisations corporelles. Veuillez évaluer et rajuster la durée de vie restante des actifs touchés par des événements importants.

De plus, un message d’avertissement de validation en rouge s’affichera dans les cas où un actif a un solde de durée de vie restante à la clôture de zéro, mais que l’actif conserve une valeur comptable nette résiduelle.

Redressement du solde d’ouverture

Les colonnes des redressements des soldes d’ouverture ne doivent être utilisées que pour les redressements importants et approuvés par les auditeurs afin de retraiter les soldes d’ouverture.

Transferts entre catégories d’actif

Les conseils doivent utiliser la colonne Transferts entre catégories d’actif pour effectuer des transferts entre catégories d’actifs, d’une catégorie d’immobilisations corporelles à une autre catégorie d’immobilisations corporelles dans le tableau 3C.

• Pour effectuer un transfert entre catégories d’actifs affectés (entre LAN, LIM, B40, B20, et 40R) :

  • Entrez un montant négatif dans les colonnes Coût et Amortissement cumulé Transfert entre catégories d’actifs de l’immobilisation à transférer de.
  • Entrez un montant positif correspondant dans les colonnes Coût et Amortissement cumulé Transfert entre catégories d’actifs de l’immobilisation à transférer à. S’il n’y a pas d’actif existant, créez-en un nouveau dans la section Nouveaux actifs et ajoutez les valeurs positives correspondantes dans les colonnes Transferts entre catégories d’actifs.
  • Dans la colonne Lien de l’actif transféré des deux actifs, entrez le numéro de série de l’actif correspondant pour fournir une trace du mouvement de l’actif.
  • Inscrivez « C » (complet) ou « P/T » (partiel) dans la colonne Indicateur d’actif entièrement transféré pour indiquer si l’ancienne ligne d’immobilisation doit être reportée à l’année suivante. Si l’on inscrit « C », l’ancienne ligne d’immobilisation ne sera pas reportée à l’année suivante.

• Pour effectuer un transfert entre catégories d’actifs affectés et non affectés :

  • Entrez un montant négatif dans les colonnes Coût et Amortissement cumulé Transfert entre catégories d’actifs de l’immobilisation à transférer de.
  • Inscrivez « C » (complet) ou « P/T » (partiel) dans la colonne Indicateur d’actif entièrement transféré pour indiquer si l’ancienne ligne d’immobilisation doit être reportée à l’année suivante.
  • Inscrire un montant positif correspondant dans la colonne Transfert entre catégories d’actifs de la catégorie d’immobilisations non affectée des IC (p. ex. équipement) sur le formulaire Continuité des immobilisations corporelles.
  • Bien que les montants de la colonne Transfert entre catégories d’actifs puissent ne pas être égaux à zéro sur le formulaire IC - Données détaillées, le total doit être égal à zéro sur le formulaire Continuité des IC.

Transfert aux actifs financiers

La colonne Transfert aux actifs financiers sert à comptabiliser un transfert d’immobilisations corporelles qui répondent aux critères inscrits à la directive SP1201.055 afin de les transférer à l’actif financier (voir le tableau 3D - Continuité des actifs destinés à la vente).

Le transfert de la catégorie des immobilisations corporelles à celle des actifs destinés à la vente (ADV) sera déclaré dans le tableau 3C formulaire détaillées, puis sera reporté automatiquement au tableau 3D.

• Dans le tableau 3C détaillées, saisissez les montants dans les colonnes suivantes :

  • Coût - Transferts aux actifs financiers
  • Amortissement cumulé - Transfert aux actifs financiers
  • Lien de l’actif transféré
  • Indicateur d’actif entièrement transféré

• Une fois ces quatre colonnes mises à jour, l’actif destiné à la vente sera reporté automatiquement au tableau 3D. Si l’une de ces colonnes n’est pas mise à jour, l’actif financier transféré ne sera pas reporté automatiquement au tableau 3D.

• Pour les transferts d’actifs de la catégorie des immobilisations corporelles à celle des actifs destinés à la vente dont la valeur est nulle, les conseils scolaires doivent entrer 0,1 dans les rajustements des soldes d’ouverture, puis -0,1 dans la colonne Transferts aux actifs financiers. Le Lien de l’actif transféré et l’Indicateur d’actif entièrement transféré devront également être mis à jour pour déclencher l’apparition de l’actif dans le tableau 3D.

Transfert d’ADV à l’IC

Les conseils scolaires peuvent retransférer l’actif financier à la catégorie des immobilisations corporelles. Ce type de transfert ne devrait se produire que dans des circonstances exceptionnelles. Pour retransférer un actif financier à la catégorie des immobilisations corporelles, il faut entrer un montant positif dans la colonne Transferts aux actifs financiers du tableau 3C détaillées. Saisissez ensuite l’ID de l’actif du tableau 3D qui est retransféré dans la colonne Lien de l’actif transféré, puis saisissez « P/T » dans la colonne Indicateur d’actif entièrement transféré afin de déclencher le transfert dans le tableau 3D.

Si le même actif figure simultanément dans les tableaux 3C et 3D (il a été partiellement transféré à la catégorie des actifs destinés à la vente lors d’une année antérieure) :

• Dans le tableau 3C, déterminer la ligne appropriée, puis entrer un montant positif devant être retransféré à la catégorie des IC dans la colonne coût/amortissement cumulé Transfert aux actifs financiers.
• L’identifiant de série de l’actif destiné à la vente devrait figurer à la colonne Lien de l’actif transféré. S’il ne s’y trouve pas, entrer le numéro d’identification de l’actif destiné à la vente dans la colonne Lien de l’actif transféré.
• Signaler avec un « P/T » en tant que l’Indicateur d’actif entièrement transféré afin d’indiquer que le solde de clôture de cet actif ne sera pas zéro et que l’actif doit être reporté au prochain exercice.
• Dans le tableau 3D, inscrire un « Y » dans la colonne Transfert à une catégorie d’IC; cela confirme que l’actif a été entièrement transféré du tableau 3D au tableau 3C, et qu’l ne doit pas être reporté au prochain exercice; le solde de clôture de cet actif sera de zéro.
• Si un actif d’un conseil scolaire a été partiellement retransféré à une catégorie d’IC, le conseil doit entrer en communication avec le ministère pour recevoir des directives précises.

Si l’actif figure uniquement au tableau 3D (il a été entièrement transféré à la catégorie des actifs destinés à la vente lors d’une année antérieure) :

• Dans le tableau 3C, créer un nouvel actif et entrer les renseignements requis (identifiant de série original de l’actif en IC, le type d’actif, le nom de l’actif, etc.) et le montant positif devant être retransféré à la catégorie des IC dans la colonne coût/amortissement cumulé et Virements entre catégories d’actifs.
• Dans le tableau 3C, indiquez le numéro de série de l’actif destiné à la vente dans le tableau 3D qui est retransférée dans la colonne Lien de l’actif transféré.
• Dans le tableau 3C, signaler avec un « P/T » en tant qu’indicateur Entièrement transféré afin d’indiquer que le solde de clôture de cet actif ne sera pas zéro et que l’actif doit être reporté au prochain exercice.
• Le tableau 3D comportera deux lignes en lien avec le même actif : l’actif original destiné à la vente et un nouvel actif alimenté par les renseignements entrés dans le tableau 3C, qui réduira le solde de clôture de cet actif. Le solde de clôture de l’actif entré doit être négatif et compensera le solde de clôture l’actif original destiné à la vente.
• Dans le tableau 3D, signaler avec un « Y » l’indicateur Virement à une catégorie d’IC pour les deux lignes d’actifs; cela confirme que l’actif a été entièrement transféré hors de Tableau 3D et qu’il ne doit pas être reporté au prochain exercice. Veuillez noter que le total net de toutes les lignes qui comportent un « Y » doit être de zéro, autrement, un message d’erreur sera généré.

Source de l’ajout et source de l’aliénation

Ce champ sert à suivre la source quand un actif est vendu ou acheté au sein du périmètre comptable du gouvernement (PCG). Dans les états financiers, ces champs se présentent sous forme de listes déroulantes, et les conseils scolaires doivent sélectionner l’Identifiant de série de l’actif BDS de l’entité qui a servi à comptabiliser la transaction.

• Si l’actif est vendu à un PCG, le numéro PCG à quatre chiffres doit être saisi dans la colonne Source de l’aliénation.
• Si l’actif est acheté auprès d’un PCG, le numéro PCG doit être saisi dans la colonne Source de l’ajout.
• Si l’actif est vendu à un tiers externe ou acheté par un tiers externe, on inscrit « 0000 ».

Type d’aliénation

Chaque fois qu’un montant est inscrit dans la colonne d’aliénation, les conseils scolaires doivent indiquer le Type d’aliénation :

• C = Complet
• P = Partiel

Cela permettra de déterminer si l’actif a été complètement aliéné ou s’il doit être reporté sur le formulaire tableau 3C détailée à l’exercice suivant. Si un actif est démoli et remplacé par un nouvel actif, une nouvelle ligne d’actif doit être utilisée pour enregistrer le nouvel actif remplacé.

Lien de l’actif transféré

Un montant doit être entré dans ce champ lorsqu’un actif est transféré à une nouvelle catégorie d’actifs (p. ex. de B40 à B40R ou de B40 à actif destiné à la vente ou vice versa). S’il n’y a pas d’actif existant pour accepter le solde transféré, le conseil scolaire devra créer un nouvel ID de l’actif pour l’actif auquel la valeur est transférée. Indiquer dans cette cellule le numéro de série de l’immobilisation recevant la valeur transférée. Par exemple, pour un transfert de B40 à 40R, on inscrit le numéro de série de l’actif du nouvel actif 40R à la ligne B40 qui servira de lien Actif transféré. On indique ensuite l’identifiant de l’actif B40 dans la même colonne, à la ligne de l’actif 40R. Cela permet de laisser une trace de la destination du transfert et de connaître les antécédents de chaque actif.

Indicateur d’actif entièrement transféré

Ce champ sert à suivre l’état de l’actif. Il comporte trois options : « Y », « P/T » et vide. S’il y a un transfert complet entre catégories d’actifs, inscrire « Y » dans ce champ. Si le transfert est partiel ou si l’actif est retransféré de la catégorie des actifs destinés à la vente, il y aura un solde de clôture et les conseils scolaires devront entrer « P/T » dans ce champ. En l’absence de transfert, laissez ce champ vide.

Veuillez noter que s’il est marqué « Y », cet actif ne sera plus téléchargé dans les états financiers de l’année prochaine. Pour les actifs qui sont entièrement transférés, les montants de la valeur comptable brute finale et de l’amortissement cumulé doivent être à zéro ou il y aura une erreur.

Validation détaillée

L’entrée détaillée doit passer toutes les règles de validation figurant dans le tableau ci-après avant que la soumission SIFE puisse être promue à l’approbateur de conseil scolaire. C’est pourquoi le formulaire IC - Données détaillées - Validation ne doit contenir aucune erreur. Les saisies ne peuvent pas être faites directement sur ce formulaire, car il ne permet pas d’édition ; toutes les modifications doivent être effectuées sur le formulaire IC - Données détaillées. Une fois les données corrigées, elles doivent être sauvegardées.

Les règles de validation sous-jacentes sont déclenchées lorsque l’utilisateur clique sur Enregistrer dans le formulaire Web. Des messages de validation associés à différentes catégories d’erreurs de validation apparaissent dans l’écran des messages de validation des données. Les cellules comportant des erreurs de validation sont surlignées en rouge.

Quand les données entrées dans le formulaire de saisie sont validées, l’information résumée est préchargée dans le fomrulaire tableau 3C - Continuité des immobilisations corporelles. Pour tous les actifs non saisis dans les formulaires d’entrée des données détaillées, les conseils scolaires doivent déclarer directement les activités liées aux immobilisations des biens capitalisés dans le tableau de continuité. Dans les prévisions budgétaires et dans les prévisions budgétaires révisées, les conseils scolaires entreront ces activités dans leur total cumulatif.