Publication et avis
Les conseils sont tenus en vertu de l’article 252(2) de la Loi sur l’éducation de publier leurs états financiers vérifiés sur leur site Web dans le mois qui suit la réception du rapport du vérificateur sur les états financiers du conseil. Cela inclut au minimum l’état consolidé de la situation financière, l’état consolidé des résultats, l’état consolidé des flux de trésorerie, l’état consolidé de l’évolution de la dette nette, l’état consolidé des gains et pertes de réévaluation, le rapport du vérificateur et les notes accompagnant les états financiers. En plus, les conseils scolaires doivent publier leur rapport annuel.
Les conseils scolaires et leurs entités contrôlées sont soumis aux exigences de la directive provinciale Directive concernant les documents commerciaux du secteur parapublic (articles 4.1 et 4.2). Cette directive s’applique aux sociétés contrôlées par un ou plusieurs conseils scolaires dont la mission exclusive ou principale consiste à acheter des biens ou des services pour le compte du ou des conseils scolaires, comme un consortium de transport. En vertu de cette directive, les consortiums de transport et autres sociétés de ce type contrôlées par le ou les conseils scolaires doivent publier leurs états financiers vérifiés sur leur site Web dans les six mois suivant la fin de l’exercice financier de l’organisation.
Les conseils scolaires doivent faire figurer les signatures des membres du conseil au recto des états financiers comme preuve de leur approbation, et publier ces exemplaires signés sur leur site Web. Ils doivent également joindre une déclaration de responsabilité de la direction dûment signée à tous les états financiers vérifiés qui sont publiés sur leur site Web.
Les conseils scolaires sont tenus de suivre les notes afférentes aux états financiers lorsqu’ils préparent leurs états financiers vérifiés, à moins que, en consultation avec leur vérificateur, une note différente reflète mieux la situation particulière du conseil scolaire. Les notes afférentes se trouvent dans le SIFE sous la liste des tâches « Matériel de formation ».
Si le conseil n’a pas de site Web, il peut mettre les états financiers et le rapport du vérificateur à la disposition des personnes visées d’une autre façon que le trésorier estime appropriée, p. ex. par le biais des médias sociaux, par la poste ou en remettant à chaque contribuable du conseil une copie des états financiers et du rapport du vérificateur.
Les renseignements et la forme de livraison de la publication constituent les exigences minimales selon le paragraphe 252(2)1 ou 252(2)2 de la Loi sur l’éducation; cependant, un conseil peut publier d’autres détails s’il le souhaite.
Les conseils doivent envoyer une copie électronique des états financiers, des notes accompagnant les états financiers, du rapport du vérificateur et de leur rapport annuel comme communiqués à leur analyste financier du Ministère.
Lignes directrices qui indiquent pendant combien de temps un conseil scolaire doit afficher ses états financiers sur son site Web :
Conformément aux articles 4.1 et 4.2 de la Directive concernant les documents commerciaux du secteur parapublic (SP), les budgets et les états financiers vérifiés des conseils scolaires sont considérés comme deux des documents que les organismes désignés du secteur parapublic doivent publier en ligne. Les documents à l’appui de la Directive concernant les documents commerciaux du secteur parapublic fournissent les lignes directrices suivantes concernant les documents et les renseignements qui doivent être publiés en vertu de la Directive et celles-ci s’appliquent également aux états financiers vérifiés. À la section « Durée de publication des plans et documents en ligne », il est recommandé aux organismes de conserver les renseignements sur leurs sites Web indéfiniment. Cependant, il doit être évident que les documents et les renseignements sont les plus récents. Bien que cela ne soit pas exigé, cette recommandation est conforme aux principes de responsabilisation, de transparence et d’optimisation des ressources de la Directive. En règle générale, la plupart des conseils scolaires publient leurs budgets et leurs états financiers vérifiés des cinq dernières années.